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御社ではいくつのシステムを使用されていますか？

中小企業では、部分最適でシステムを選択することが多く、一気通貫の社内システムを保有している会社は極少数でしょう。給与システム、販売管理システム、会計システム、勤怠システム、経費精算システム…様々なシステムが乱立していることが多いです。これでは、同じ情報を「販売管理システム」と「会計システム」に入力していたり、「勤怠システム」の情報をアウトプットして「給与システム」に手入力していたり、重複した無駄な業務が発生してしまっているケースが多いのです。

これらの課題は、Excelを活用することで解決できます。1つのシステムから書き出したデータをExcelで加工し、取り込み用データに変換させることができれば、データ連携が実現でき、業務効率の向上につながります。人に頼る部分が少なくなるため、一度Excelを構築してしまえば、持続的に効率を上げた状態を保つことが可能です。また、手入力による単純ミスの軽減にもなり、一石二鳥です。

加えて、Excelを用いることは、コスト面でも非常に優れています。一気通貫のシステムを自社用に構築しようとすると、数百万～数千万円の開発費用が必要になってしまいます。それに加え、エラーが発生した場合や条件変更となった場合のシステム改修にも追加費用が必要です。資金に余裕がある大企業ならばともかく、中小企業にとっては現実的ではないでしょう。

このような点から、中小企業の業務効率化には、Excelを活用することが効果的です。もちろん、Excel特有の機能や関数を駆使する必要はありますが、一度覚えてしまえば、様々なことに汎用できるため、この機会に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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