☆電子帳簿保存法☆電子取引データ保存の改ざん防止措置
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［相談］
私は会社で経理を担当しています。
我が社では、いわゆる電子取引について、令和6年1月から電子帳簿保存法の保存要件に従った電子データの保存を行うべく、準備を進めています。
そこで確認したいのですが、電子取引の保存要件のうち「真実性の要件」について、「訂正削除の事実及び内容」を確認できるシステム（クラウドシステム）を導入して改ざん防止措置を講じようとする場合、電子取引データの保存だけでなく、そのデータの授受についても、そのシステムを利用する必要があるのでしょうか。
［回答］
ご見解のとおり、真実性の要件について、ご相談のシステムを利用して改ざん防止措置を講じていると言えるようにするためには、電子取引データの保存だけでなく、データの授受についても同じシステム内で行う必要があります。
［解説］
1．電子取引データを保存しようとする場合に講じるべき措置の概要
電子帳簿保存法では、所得税（源泉徴収に係る所得税を除きます）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、原則として、「真実性の要件」として次の①から④の措置（改ざん防止措置）のいずれかを行い、かつ、「可視性の要件（PC機器の備付け、検索機能の確保）」を満たしたうえで、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないと定められています（※）。
＜真実性の要件を満たすために講じるべき措置（改ざん防止措置）＞
- ①タイムスタンプが付与された後、取引情報の授受を行う
- ②取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
- ③記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
- ④正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う
- ※令和5年12月31日までに⾏われる電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し⽀えないこととされています（宥恕措置）。ただし、令和6年1月からは、上記の保存要件に従った電子データの保存が必要となります。
2．改ざん防止措置について、システムを利用する場合の注意点
上記1.の改ざん防止措置について、上記1.③の方法を用いようとする場合には、上記のとおり、電子取引データの保存だけでなく、電子取引データの授受についても同じシステム内で行うことが必要であると定められています。
したがって、例えば、電子メールに添付された領収書等のPDFファイル等について、メールシステムとは別のシステムに保存するような場合には、上記の要件（データの授受と保存の両方を同じシステム内で行うこと）を満たさないことから、電子帳簿保存法上の改ざん防止措置を講じているとは言えないこととなります。
このため、そのような場合には、別途、上記1.④の事務処理規程を制定してその規程を遵守すること等により、改ざん防止措置を講ずることが必要となります。
- （注）上記の内容は、電子メールに添付された領収書等のPDFファイルを何らかのシステムに保存すること自体が認められないと言っているのではなく、その保存について「改ざん防止措置を講じていると言えるかどうか」についての論点となりますので、ご注意ください。
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